Las actividades navideñas generalmente involucran lugares, personal, equipos, respaldo climático y seguridad en el lugar. Cuanto más tarde se tome la decisión, más fácil será afectar el diseño del programa y la preparación de su ejecución.
Los festivales a gran escala generalmente se concentran en unas pocas fechas, y los lugares, el personal y el equipo deben coordinarse con anticipación, y la determinación temporal reducirá el tiempo de preparación.
Temas como el Festival de Primavera, el Festival del Medio Otoño, el Día Nacional y la víspera de Año Nuevo generalmente involucran patrones tradicionales, símbolos de la ciudad y textos de bendición, que requieren un diseño previo apto para vuelos.
La densidad de público es alta durante las vacaciones y las zonas para espectadores, las carreteras y los pasos de seguridad y de emergencia deben confirmarse con antelación.
Los planes formales incorporarán la ubicación del evento, ventanas climáticas, complejidad de patrones, superficies de visualización, procedimientos en el sitio y confirmaciones de límites de seguridad.